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從1998年公司成立至今，北京冬雪天地數碼科技有限公司（下文簡(jiǎn)稱(chēng)冬雪天地）的客戶(hù)遍布于國家各部委、各大駐京使館、大中型國企、外企等，積累了大量穩定的重量級客戶(hù)，成為北京及周邊地區較有影響力的辦公外設（OA）行業(yè)企業(yè)。在辦公外設行業(yè)商業(yè)模式不斷變化，利潤率不斷降低的今天，冬雪天地卻保持著(zhù)業(yè)務(wù)的增長(cháng)。冬雪天地運營(yíng)經(jīng)理劉萍告訴記者，信息化特別是管理軟件的應用，已經(jīng)成為冬雪天地在業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷進(jìn)步的關(guān)鍵。
 
打通信息孤島
 
冬雪天地的主營(yíng)業(yè)務(wù)除辦公設備的銷(xiāo)售、維修、保養和租賃，辦公耗材及零配件的銷(xiāo)售外，還為企業(yè)量身定制整體辦公解決方案和多媒體會(huì )議系統，是提供前期商務(wù)咨詢(xún)、中期制定整體辦公策劃方案與實(shí)施、后期標準化維修保養等一條龍服務(wù)的全方位服務(wù)公司。
 
“隨著(zhù)公司業(yè)務(wù)的不斷擴展，使用管理軟件為公司的日常管理提供支持是必然的。特別是我們的業(yè)務(wù)涵蓋了企業(yè)辦公全周期的服務(wù)，出于管理的需要，管理軟件必不可少。”劉萍向記者介紹，之前公司使用速達軟件來(lái)進(jìn)行財務(wù)管理，并應用了佳能提供的客戶(hù)服務(wù)管理軟件來(lái)實(shí)現后期服務(wù)的跟蹤、統計等功能。
 
“這樣一來(lái)，公司的財務(wù)和客戶(hù)服務(wù)管理兩塊業(yè)務(wù)實(shí)現了信息化。但實(shí)際上這兩塊業(yè)務(wù)是有關(guān)聯(lián)的，兩個(gè)不同軟件的應用卻造成了信息孤島，兩個(gè)系統的數據不能互相共享和調用，給我們的經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)了一定的阻礙。”劉萍告訴記者，“我們需要的是一個(gè)全面的信息化管理平臺，它不只是覆蓋財務(wù)管理和客戶(hù)服務(wù)管理，而是要能夠將公司各個(gè)部門(mén)的日常工作、各種業(yè)務(wù)流程及各種核算等都能實(shí)現全面的信息化。”
 
2010年6月，冬雪天地開(kāi)始應用快普M6整合管理平臺來(lái)替代原有的兩個(gè)管理軟件。“現在，公司任何一個(gè)員工，只要他有相應的權限，就可以非常方便地查詢(xún)公司的銷(xiāo)售情況、服務(wù)情況、利潤、開(kāi)票回款等各種數據。”劉萍說(shuō)。
 
快普M6讓服務(wù)響應更快速
 
“我們當時(shí)的首要目的就是整合原有的兩個(gè)管理軟件，打破信息孤島。然而，在對快普M6的應用過(guò)程中，我們發(fā)現它不僅實(shí)現了財務(wù)管理與客戶(hù)服務(wù)管理這兩方面的整合，還提供了更多的管理功能，給公司的前端業(yè)務(wù)開(kāi)展和后端的人員和流程管理提供了極大的幫助。”
 
劉萍告訴記者，為了更好地服務(wù)客戶(hù)，冬雪天地近年來(lái)進(jìn)行了巨大的投入，包括購置辦公維修場(chǎng)地、維修保養設備，更重要的是對骨干業(yè)務(wù)人員的管理和培養。人力資本成為企業(yè)最重要的資本已經(jīng)得到了越來(lái)越多企業(yè)管理者的認同，對于冬雪天地而言，公司進(jìn)行巨大投入培養的骨干如果離職，也會(huì )造成公司的損失。
 
“其實(shí)培養有能力的員工的最好方式是降低公司對員工能力的依賴(lài)。”劉萍認為，要解決人才培養難題，企業(yè)必須面對現實(shí)，通過(guò)對每個(gè)崗位的崗位技能進(jìn)行分解；通過(guò)流程設計明確各項業(yè)務(wù)具體的工作流程；通過(guò)對工作標準、崗位職責的定義，把工作難度降下來(lái)；通過(guò)系統工具不斷的沉淀崗位知識，這樣即使員工離職，新員工在入職后也能快速的上手。通過(guò)以上幾點(diǎn)，再加上持續對崗位要求、流程和標準的貫徹，企業(yè)就會(huì )發(fā)現，原來(lái)員工的培養也可以很簡(jiǎn)單。
 
在劉萍看來(lái)，在員工培養方面，管理軟件起到了至關(guān)重要的作用。“既然快普M6把很多行業(yè)內具有共性的管理經(jīng)驗融入到了軟件當中，我們就沒(méi)有理由不去借鑒和使用。可以說(shuō)，借助快普M6集成的管理經(jīng)驗來(lái)實(shí)現我們公司內部管理和服務(wù)水平的提升，我們走了一個(gè)捷徑。” 劉萍認為，正是快普M6的項目管理、流程管理和人事管理等功能，把工作標準和工作流程固化在了軟件中，一方面給員工帶來(lái)了標準化的培養環(huán)境，另一方面也降低了公司對員工的依賴(lài)程度。
 
“目前，我們公司的部件、耗材供給率及快速反應率均可以達到90%以上，這也是公司流程規范和員工效率提升的一個(gè)體現。”劉萍介紹。
 
持續升級讓系統增值
 
早在2010年6月，冬雪天地就開(kāi)始應用快普M6整合管理平臺來(lái)替代原有的管理軟件。“可以說(shuō)，我們是和快普M6一起成長(cháng)起來(lái)的。”作為一個(gè)快普M6的老用戶(hù)，劉萍在見(jiàn)證自己的公司在管理軟件的助推下穩步發(fā)展的同時(shí)，也見(jiàn)證了快普M6的不斷改進(jìn)和完善。
 
任何一個(gè)軟件都不可能適應所有用戶(hù)的需求，快普M6整合了企業(yè)的各個(gè)系統和功能模塊，所以響應用戶(hù)的需求并進(jìn)行快速的升級至關(guān)重要。劉萍介紹，快普M6提供在線(xiàn)的反饋機制，用戶(hù)在使用的過(guò)程中如果遇到問(wèn)題，可以非常方便地通過(guò)線(xiàn)上的方式提交給快普，而且快普的響應也非常迅速，會(huì )在改進(jìn)升級后及時(shí)通知用戶(hù)該功能在哪個(gè)版本中進(jìn)行了升級，并幫助用戶(hù)進(jìn)行升級服務(wù)。
 
“我們和快普雙方共同完善這個(gè)軟件的例子有很多。比如，我們遇到過(guò)一個(gè)客戶(hù)的名稱(chēng)有19個(gè)字，超出了快普M6的字段設計范圍，但是很快就得到了升級；再比如，最初快普M6的合同管理只支持甲乙雙方合同，但是我們公司有一些跨國公司客戶(hù)，需要簽署甲、乙、丙三方合同并進(jìn)行合同管理，快普M6也在獲知了我們的需求后對系統進(jìn)行了升級和改進(jìn)。”劉萍告訴記者，辦公外設行業(yè)的業(yè)務(wù)是非常靈活的，業(yè)務(wù)門(mén)類(lèi)和服務(wù)方式多種多樣，經(jīng)營(yíng)模式也不斷發(fā)生變化，而軟件是相對固定的，所以這種升級和改進(jìn)是必不可少的。
 
“在和快普M6一起成長(cháng)的三年多來(lái)，我們給快普公司提出了很多改進(jìn)的需求，幫助這個(gè)軟件逐漸完善，而通過(guò)對快普M6的應用，我們公司的管理和業(yè)務(wù)也越來(lái)越規范，效率得到了提升。這是相輔相成的。”劉萍向記者介紹，冬雪天地最初會(huì )每個(gè)月甚至每半個(gè)月升級一次快普M6，每次升級都解決了不少問(wèn)題，很多改進(jìn)雖然不是他們提的，但他們在升級中能夠借鑒同行好的經(jīng)營(yíng)模式和管理模式。“這種持續升級讓我們覺(jué)得很增值。到現在，它已經(jīng)非常符合冬雪天地的業(yè)務(wù)需求，用起來(lái)得心應手了。”劉萍說(shuō)。

在劉萍看來(lái)，快普M6的快速升級和改進(jìn)體現了快普的效率和能力，而在快普M6不斷改進(jìn)的同時(shí)，冬雪天地也憑借管理軟件的幫助，規范了管理和流程，從而不斷擴大規模、拓展業(yè)務(wù)。